10 cosas que NO debes hacer al organizar un evento

30

May
2017
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Diez errores que no deben cometerse en la planificación, organización y celebración de un evento:

  1. No cobres por el acceso a Internet, el estacionamiento o la comida, ya que estas cargas adicionales son muy irritantes. Los participantes odian tener que pagar por separado por tener acceso a Internet, estacionar su coche, tomarse un café, etc., así que procura que la cuota de inscripción lo cubra todo.
  2. No sólo hables de ti mismo y/o lo maravilloso que es tu evento, porque su éxito dependerá en gran parte de los delegados/asistentes/invitados y, por lo tanto, debes hacer hincapié en ello.
  3. No vayas demasiado lejos con la máxima de “hacer más con menos”. Si no hay presupuesto para organizar una evento presencial, organiza uno virtual; siempre es mejor que dar una mala impresión; y no siempre aceptes el presupuesto más barato para el alquiler del espacio o la contratación de servicios. Al igual que con los coches de segunda mano, lo más barato casi nunca es lo mejor.
  4. No olvides de informar a los participantes si decides implementar iniciativas sostenibles; su participación activa es muy importante.
  5. No olvides de preguntar a los participantes sobre sus necesidades alimentarias; en los grandes eventos internacionales habrá seguramente vegetarianos, gente con restricciones alimenticias por motivos religiosos o de salud, etc.
  6. No dependas sólo de voluntarios para las necesidades de personal para tu evento. Aunque suelen estar muy dispuestos a ayudar, también necesitarás un equipo de profesionales curtidos y de confianza.
  7. No siempre elijas un espacio de moda pero ruidoso para tus eventos de networking; muchas personas quieren de veras hacerse oír por encima del fragor; y no organices programas sociales sin opciones, porque no le gusta a todo el mundo el paintball o el yoga.
  8. No improvises el día del evento; casi nadie te lo agradecerá.
  9. No lastres a los participantes con mucho material impreso. En la era de Internet, la información basada en el papel ya es obsoleta y, de todos modos, terminará seguramente en la papelera.
  10. No olvides de realizar un seguimiento después del eventos; la retroalimentación es vital para poder subsanar errores y planificar futuros eventos.

Para todo tipo de eventos, ¡no dudes en contactarnos! Más de 30 años de experiencia nos validan como los mejores. Teléfono 55666-6359.

Tips para organizar un evento corporativo

24

Mar
2016
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El día de hoy les compartiremos algunas recomendaciones para la planificación, organización y celebración de un evento corporativo: (más…)

¿Cómo elegir la música para tu boda?

14

Mar
2016
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Hoy les vamos a compartir algunos sencillos tips para elegir la música correcta para tu boda, en momentos importantes: (más…)

Tus festejos en Salones de Fiestas

02

Sep
2014
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Hoy en día es motivo de gran festejo la celebración de cumpleaños por décadas. Es así que se contratan servicios y se partes. Estos eventos requieren una buena organización y sobre todo innovación.

Algunas fiestas se realizan en la casa del cumpleañero o bien se le prepara una Fiesta Sorpresa en su propia casa, en la de algún amigo. El problema podría presentarse a la hora del Catering, ya que lo importante es poder disfrutar sin tener que andar cocinando. Lo recomendable es optar por realizar estos festejos con una empresa de Banquetes que en su conjunto no solo realizará el Catrering sino que manejara la ambientación, iluminación, sonido, etc. Pero son pocas las que ofrecen el servicio de eventos temáticos con una producción de gran calidad. Una buena opción de estos servicios es Grupo Mont Blanc Banquetes son sus Salones de Fiestas al sur de la Ciudad de México. Como presente del festejo se contratan Shows para entretener y divertirse a lo grande, sin olvidarse de contratar servicios de Fotos y Video para que el Cumpleaños quede todo registrado y se pueda disfrutar en cualquier momento.

Al comenzar a organizar esta fiesta, uno de los elementos más importante a tener en cuenta es la contratación de un animador y un show. Luego de varios segmentos de música, si no hay un corte con alguien que guíe y estimule a los invitados o un show que los incluya desde la participación activa o como espectadores, la fiesta se vuelve monótona y los invitados dejan de disfrutar. Por ello más allá de que tengamos una buena lista de temas musicales, es ideal contar con una presentación en vivo que involucre a los invitados y dar así un toque distintivo a una noche que será inolvidable.

Fiestas al Aire Libre

02

Sep
2014
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Es habitual organizar un asado, una merienda, un lunch, o incluso una cena al aire libre, pero es necesario tomar en consideración distintos elementos que podrían ocasionar problemas:

 Si tenemos vecinos cerca, debemos cerciorarnos de que no molestaremos con la música o ruidos provenientes de nuestra reunión, o en última instancia, ponerlos en aviso de nuestro evento para que tengan una desagradable sorpresa durante nuestra reunión.

 Si la reunión será organizada en un jardín o parque, es necesario cortar el césped, quitando las hojas, retirando malezas y objetos que pudieran estorbar (bicicletas, juguetes, podadoras, etc). Además es fundamental que reguemos con la suficiente antelación para que el pasto no esté húmedo cuando lleguen nuestros invitados.

 Si los asistentes son menos de 20, podemos organizar una mesa, con todos los detalles como si se tratara de una reunión en el interior. Para más invitados, la mejor opción es colocar una mesa con comida y organizar algo más informal.

 Por más que armemos una opción del tipo lunch o cóctel debemos contar con bancos, sillas sillones o puff para todos, si no contamos con cantidad suficiente, existen múltiples opciones de alquiler de mobiliario adecuado para estas ocasiones.

 Siempre es recomendable vestir la mesa con un mantel en lo posible de tela, incluso cuando optemos por hacer un buffet, el mantel viste la mesa, y demuestra interés de nuestra parte en la organización de la reunión.

 Si optamos por armar un buffet, todos los elementos necesarios deben estar sobre la mesa, para que todos los invitados se sirvan lo que gusten cuando gusten. Los chafers son una buena opción para mantener la comida caliente todo el tiempo.

 Si la opción es asar carnes o algo más, debemos tener en cuenta prender el fuego con antelación suficiente para que los invitados no deban esperar mucho tiempo por la comida y para no tener que estar pendientes de la parilla; pudiendo atender a los asistentes y divertirnos tanto como ellos.

 En cuanto a la vajilla, si bien podemos recurrir a los desechables, una linda opción cuando la reunión es de día, es la vajilla de vidrio con formas y colores alegres. Sin embargo existen ya desechables con diseños muy elegantes.

 Si la reunión es de noche, debemos tener en cuenta contar con suficiente iluminación para que los invitados puedan moverse con comodidad. Además de prevenir los mosquitos, una forma de ahuyentarlos de forma elegante es comprando antorchas y llenarlas de citronela; de esta forma mosquitos no molestarán y le darás un toque romántico al ambiente.

 Si la cita es de día, podemos alquilar algún tipo de sombrilla o carpa.

 Siempre debemos tener opciones ante cambios bruscos de clima, por ejemplo acondicionando alguna área de la casa para recibir a los invitados en caso de tormentas repentinas.

¿Cómo elegir la mantelería?

02

Sep
2014
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casarse nueva

Si bien no existe una pauta concreta a la hora de elegir los colores de los manteles, es tradicional optar por blanco o tonos muy suaves que no llamen la atención, sólo se debe tener en cuenta que si no forman juego con las servilletas, deben combinar en forma perfecta y al mismo tiempo estar en la gana de los tonos de la vajilla o contrastar creando una combinación atractiva, por ejemplo usando un mantel blanco y vajilla negra.

 El mantel siempre debe cubrir la superficie total de la mesa, y colgar entre un cuarto y un tercio de la distancia total del borde la mesa al piso. Nunca debes elegir un mantel que llegue cerca del piso por alguno de sus lados.

 Si la mesa es delicada o de un material que produzca mucho ruido al golpearlo, puedes poner entre ésta y el mantel algún protector plástico o de goma que además protegerá la mesa de derrames y de excesivas temperaturas.

 Las servilletas, como antes mencionamos, deben estar a tono con el mantel y la vajilla. Además deben tener por lo menos 40 cm. de cada lado. Las más pequeñas deben reservarse para los juegos de té o café o para las meriendas o desayunos. Debes tener en cuenta que en canas formales no es adecuado hacer doblados especiales en ellas, solo formar un triángulo y colocarlo sobre el plato, a la izquierda o a su derecha.

 En Grupo Mont Blanc marcamos tendencias y tú elijes la mejor.

¿Cómo escoger Foto y video?

02

Sep
2014
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En Grupo Mont Blanc podrás encontrar todo lo que necesitas para organizar y armar tu fiesta e incluso consejos para contratar un buen servicio de foto y video.

Sabemos que los recuerdos no quedan para siempre en nuestra memoria, por eso, lo ideal es tener un buen servicio de fotografía donde las fotos y el video te hagan revivir ese momento inolvidable y puedas volver a vivirlo años más tarde junto a familiares y amigos.

Aquí te damos algunos tips para contratar al fotógrafo y camarógrafo ideal para tu fiesta o evento:

Foto: ver que la empresa y el fotógrafo cuenten con:
Equipo de cámaras profesionales y digitales
Equipo de Flashes para una buena iluminación del Salón
Ver trabajos donde muestren fotos, álbumes y Photo álbumes
Adquirir un presupuesto para la fiesta donde detalles los servicios de las fotos
Buen aspecto de los profesionales
Presencia del fotógrafo durante todo el evento
Entrega inmediata de las muestras de fotos de tu fiesta

Video:
Equipo de cámara de video digital profesional
Buen equipo de iluminación: fundamental para lograr un video donde puedas lucir tu fiesta al 100%
Diferentes propuestas para crear un “video clip” original
Solicitar la muestra de un video para poder ver la edición y musicalización del mismo.
Adquirir un presupuesto para la filmación donde detalles los servicios del video
Buen aspecto de los profesionales
Que el camarógrafo esté presente durante todo el banquete, para que no se pierda ningún momento de tu fiesta.

Siempre es bueno pedir algún servicio extra gratuito por la preferencia que se va a tener con la empresa.

Cocktail de Canapés

02

Sep
2014
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¡Hola a todos! Grupo Mont Blanc Banquetes volvió con más tips para la organización de tus eventos para bodas, o tus eventos sociales tipo Cocktail de canapés. Hoy nos encargaremos de la parte más importante de los banquetes y eventos que se sirven en forma de cocktail de canapés, es decir, cuando no son en forma de un servicio de banquetes tipo formal, sino que por las circunstancias tanto de tiempo, como de presupuesto, preferimos dar un servicio un tanto informal sin que esto deje de ser elegante y atractivo para nuestros invitados. Primero debemos elegir, qué tipo de montaje queremos tener, ya que, en todo servicio de banquetes tipo cocktail de canapés, el equipo deberá ser acorde al lugar o salón para banquetes. En algunos salones de fiestas, se cuenta con mobiliario tipo lounge, con salas y mesas periqueras, lo cual permite dar un toque más elegante a nuestros eventos sociales. Los eventos tipo Lounge permiten ambientar las fiestas y banquetes de una manera como si fuera una disco, donde un D.J. con luz y sonido hará la diferencia entre una fiesta simple y una fiesta temática tipo lounge.

Ahora bién, otra parte importante en la organización de Eventos sociales, o banquetes en cocktail, es elegir el tipo, la cantidad y la variedad de canapés, que pueden ser internacionales o mexicanos.

La cantidad que a nuestros años de experiencia en Grupo Mont Blanc Banquetes en el Lienzo Charro del Pedregal y Grupo Mont Blanc Banquetes en el Lienzo Charro de Constituyentes y en muchos salones de banquetes, nos ha funcionado, ha sido de entre 10 y 15 Canapes por persona tanto en servicios de canapés internacionales como en el servicio de canapes mexicanos.

Estar en cada detalle nos deja a los organizadores más seguros y tranquilos, y a los clientes más satisfechos.

¿Cómo y dónde sentar a tus invitados?

02

Sep
2014
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Para organizar las mesas de tu fiesta y que tus invitados se sientan más cómodos, tienes que tener en cuenta:

Cómo van a estar ubicadas las mesas dentro del lugar.
La cantidad de invitados.
La capacidad de cada mesa.
La cantidad de mesas.

Por lo general se ubica en el centro o en un lateral del lugar la mesa principal (en donde van centrados los novios con los familiares más cercanos (padres y hermanos). En Grupo Mont Blanc Banquetes tenemos nuevas distribuciones creativas para tu boda.

Alrededor de la mesa principal, se ubican por grado de afinidad los invitados. (Obviamente los íntimos estarán cercanos a la mesa principal, y los menos allegados en las mesas ubicadas un poco más lejos).

Generalmente los invitados realizan las confirmaciones una o dos semana antes de la fecha de la fiesta, por esto recomendamos dejar reservado un momento el fin de semana anterior, para hacer la organización y tener una mayor idea de la cantidad real de invitados.

Siempre es conveniente ubicar a todas las personas que vienen solas, juntas. Tengan en cuenta si hay alguna pareja que se separó, deben ponerlos lo más separados posible uno de otro, al igual que si existe algún tipo de conflicto entre familiares.

Pueden poner una mesa de chicos, y a los más jóvenes ubicarlos en los alrededores de las pistas de baile. Esto motivará a los jóvenes a bailar, sin molestar en el paso a los mayores.

Es conveniente que alguien reciba a los invitados y les asigne la mesa correspondiente para evitar conflictos. En las bodas de Grupo Mont Blanc en el Lienzo Charro del Pedregal incluimos este servicio.