Diez errores que no deben cometerse en la planificación, organización y celebración de un evento:

  1. No cobres por el acceso a Internet, el estacionamiento o la comida, ya que estas cargas adicionales son muy irritantes. Los participantes odian tener que pagar por separado por tener acceso a Internet, estacionar su coche, tomarse un café, etc., así que procura que la cuota de inscripción lo cubra todo.
  2. No sólo hables de ti mismo y/o lo maravilloso que es tu evento, porque su éxito dependerá en gran parte de los delegados/asistentes/invitados y, por lo tanto, debes hacer hincapié en ello.
  3. No vayas demasiado lejos con la máxima de “hacer más con menos”. Si no hay presupuesto para organizar una evento presencial, organiza uno virtual; siempre es mejor que dar una mala impresión; y no siempre aceptes el presupuesto más barato para el alquiler del espacio o la contratación de servicios. Al igual que con los coches de segunda mano, lo más barato casi nunca es lo mejor.
  4. No olvides de informar a los participantes si decides implementar iniciativas sostenibles; su participación activa es muy importante.
  5. No olvides de preguntar a los participantes sobre sus necesidades alimentarias; en los grandes eventos internacionales habrá seguramente vegetarianos, gente con restricciones alimenticias por motivos religiosos o de salud, etc.
  6. No dependas sólo de voluntarios para las necesidades de personal para tu evento. Aunque suelen estar muy dispuestos a ayudar, también necesitarás un equipo de profesionales curtidos y de confianza.
  7. No siempre elijas un espacio de moda pero ruidoso para tus eventos de networking; muchas personas quieren de veras hacerse oír por encima del fragor; y no organices programas sociales sin opciones, porque no le gusta a todo el mundo el paintball o el yoga.
  8. No improvises el día del evento; casi nadie te lo agradecerá.
  9. No lastres a los participantes con mucho material impreso. En la era de Internet, la información basada en el papel ya es obsoleta y, de todos modos, terminará seguramente en la papelera.
  10. No olvides de realizar un seguimiento después del eventos; la retroalimentación es vital para poder subsanar errores y planificar futuros eventos.

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